Como criar eventos de treinamento síncrono com a minha equipe?

O que você encontra aqui: 

• Contexto Geral;
• Configurando no Admin;
• Criando um Evento;
• Adicionando Participantes no Evento;
• Dashboard do Evento;
• Confirmar Participação (check-in);
• Certificados Gerados;
• Relatório de Presença.

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Contexto Geral

O serviço de Eventos da Gupy Edu Corp é responsável por criar e gerenciar eventos presenciais ou remotos oriundos do Admin. A criação/administração do evento acontece dentro da área de Eventos do Admin e o usuário pode acompanhar as informações do Evento através do Aplicativo da Gupy Edu Corp ou acessando o Gupy Edu Corp Web.

Com a funcionalida de Eventos, a Gupy Edu Corp pretende oferecer ao gestor a possibilidade de criar eventos para os seus colaboradores de forma única dentro do ecossistema da Gupy Edu Corp, agregando valor a outras atividades já existentes, como o Batalha e as Trilhas.

 

Configurando no Admin

No Admin, temos a funcionalidade de Eventos, ele funciona para que os clientes possam compartilhar algum evento interno que irá acontecer, esse evento pode ter alguma relação com a nossa unidade de Educação Corporativa, onde gostaríamos de dividir momentos com as empresas, ou podem ser eventos, reuniões, entre outras coisas internas, que irão acontecer nas empresas.

Para acessar a funcionalidade no Admin legado, é necessário que o usuário seja um admin do sistema, e esse deve seguir até o painel de controle > eventos.

 

O usuário será redirecionado para o novo admin, para a tela de eventos.

 

Nessa tela irá aparecer a visualização de todos os eventos criados na empresa, que pode ser alterada para visualização em lista.

 

Criando um Evento

Para criar um evento, temos no canto inferior direito um sinal de + e nessa tela que vai aparecer é necessário preencher as informações atreladas a esse evento, que são:

• Imagem de capa;
• Título do Evento;
• Descrição.

 

• Local do evento: aqui é possível setar se esse evento será online ou presencial e inserir as informações de local ou o link da sala de conferência;

 

• Data e Hora, aqui o criador do evento irá selecionar a data em que esse vai ocorrer, a informação da hora de início e da hora de término, além disso, esse evento pode ter mais de uma data, basta clicar no botão adicionar outra data, para serem preenchidas novamente essas informações;

 

• Certificado, esse serve para que as pessoas envolvidas no evento tenham um certificado após participação, e é possível inserir uma assinatura digitalizada no formato PNG e com fundo transparente, além do nome de quem assina, que também é algo opcional e a carga horária do evento, esse é um campo obrigatório. Por último, é necessário definir se esse certificado será disponibilizado para todos os participantes do evento, ou apenas para o que estiveram presentes.
• É possível visualizar o certificado ao acessar a plataforma web ou no app, na visualização do participante do evento.

 

Ao final do preenchimento dessas informações é necessário salvar no botão no final da tela.

 

 

Adicionando Participantes no Evento

Na tela das configurações do evento, temos ainda a parte para adicionar os participantes.

 

 

Ao clicar em adicionar participantes temos uma tela onde é possível buscar os usuários ou grupo de usuários já cadastrados no ambiente da empresa.

 

Além disso, é possível adicionar no evento um usuário sem cadastro, ou adicionar participantes via planilha.

Ao adicionar participantes sem cadastro, será necessário preencher informações obrigatórias, nome e cpf, as demais informações são opcionais. Além da opção de inserir campos personalizados.

 

Para incluir participantes via planilha basta clicar na opção e escolher o arquivo com as informações dos participantes.

 

Dashboard do Evento

Ao finalizar o processo de inserção dos participantes, vai aparecer um dashboard com informações do evento e toda a gestão desse pessoal.

 

No momento em que o evento é iniciado é possível que o criador faça uma gestão mais completa, visualize check-ins, entre outros.

O dashboard dos participantes aparecerá da seguinte forma:

 

Para realizar a gestão do check-ins basta seguir para a tela de gestão dos participantes.

 

No app e na web o participante deve confirmar sua presença também.

 

Confirmar Participação (check-in)

Com relação ao "check-in" no app, tudo que ele faz hoje é registrar a intenção do participante de estar presente naquele evento. Quando ele diz "Confirmar Participação" e ele marca como "Sim", ele está dizendo que ele vai estar presente naquele evento. Por padrão, isso não faz o check-in do usuário de forma automática no Admin.

A pessoa gestora ainda precisa abrir o admin e confirmar a participação de cada pessoa com o check-in.

O padrão hoje é: Confirmação de Presença (App) é uma coisa, realização de Check-in (Admin) é outra. 

 

Certificados Gerados

Os certificados só são gerados para a pessoa que está com o check-in feito em todos os dias do evento. Ele é gerado no momento que ela faz o check-in. Exemplos:

• Se o evento é de um único dia e a pessoa faz o check-in na hora que o evento começou, a pessoa gera o certificado.
• Se o evento tem mais de um dia, a pessoa só gera o certificado depois que ela concluir o check-in em todos os dias.
• O check-in só pode ser feito pela pessoa gestora no Admin (salvo a ressalva que eu fiz lá em cima). Por isso que por padrão, ele não é feito de forma automática, para dar mais controle a pessoa gestora, quando liberar o certificado.

 

Relatório de Presença

É possível exportar um relatório de presença dos participantes, conforme prints abaixo:

 

Também é possível inserir novos participantes no evento, mesmo após iniciado, seja individualmente ou em grupos.