Fluxo de Aprovações Para Clientes com plano Premium e Enterprise

O que você encontra aqui: 

• Como criar fluxos de aprovações
• Como editar fluxos de aprovações já criados
• Como apagar fluxos de aprovações
• Como requisitar uma vaga
• Como aprovar uma vaga
• Como reprovar uma vaga
• Posso reiniciar o fluxo de aprovação da requisição?

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Novidade: Agora temos uma nova versão dos fluxos de aprovações!

Os fluxos de aprovação permitem que um usuário possa requisitar uma vaga mediante à um processo de aprovação previamente cadastrado na plataforma. Ao iniciar o fluxo, a avaliação das pessoas envolvidas é solicitada de forma automática. Após finalizadas todas as aprovações, a vaga segue com o status Aprovada e pode ser publicada pelo time responsável.

 

Como criar fluxos de aprovações

Para criar fluxos de aprovações, o seu usuário precisa ter a permissão Gerenciar fluxo de aprovações. 

Com a permissão já aplicada, acesse o seu avatar com sua foto ou com as iniciais do seu nome no canto superior direito:

1. Clique em Setup;
2. No Setup, encontre a opção Fluxos de Aprovações;
3. Na nova tela, clique em + Criar novo fluxo;

   4. Agora dê um nome para esse novo fluxo, mas lembre-se que as pessoas da sua empresa que podem requisitar vagas irão escolher o fluxo com base neste nome.

Importante: O fluxo de aprovações permite apenas fluxos enviados sequencialmente, isso significa que o Avaliador n°2 só irá receber o e-mail para aprovar/reprovar a vaga após o Avaliador nº1 ter feito a sua aprovação.

   5. Em seguida, busque pelas pessoas aprovadoras ou pelo grupo de cargo que vai fazer parte deste fluxo e adicione-os. A medida que você escreve, usuários ou cargos cadastrados na sua empresa aparecerão para serem selecionados.  No caso de Cargos, você verá entre parêntesis as pessoas cadastradas com aquele cargo.

Lembrete: Você pode cadastrar o Cargo a uma pessoa usuária no menu Usuários dentro do Setup, para isso é necessário ter a permissão de Gerir Usuários. Mais informações, acesso o nosso artigo.

   6. Adicione todas as pessoas que compõem aquele fluxo. Caso tenha adicionado alguém por engano, basta clicar na lixeira no canto direito de cada nome e essa pessoa avaliadora será apagada.

   7. Clique em Salvar fluxo

Uma mensagem de sucesso será exibida no canto inferior esquerdo da tela.

 

Como editar fluxos de aprovações já criados

Para editar fluxos de aprovações, o seu usuário precisa ter a permissão Gerenciar fluxo de aprovações. 

Caso queira editar um fluxo já criado, basta localizá-lo na tela onde todos os fluxos estão disponíveis. Ao clicar no nome, a tela de edição será aberta. Faça as alterações necessárias e salve novamente.

 

Como apagar fluxos de aprovações

Para editar fluxos de aprovações, o seu usuário precisa ter a permissão Gerenciar fluxo de aprovações.

Você poderá apagar um Fluxo de aprovação de duas formas:

1. Clicando no ícone de lixeira na tela geral dos Fluxos:

    2. Após acessar o fluxo desejado, no botão Excluir no canto superior direito.

Nos dois cenários um pop-up será aberto, solicitando para confirmar a exclusão. Basta clicar em Sim, excluir. Caso contrário clique em cancelar.

Importante: Ao excluir um fluxo de aprovação, as vagas que já foram aprovadas ou estão em aprovação com o fluxo em andamento não serão afetadas. Apenas as vagas que estavam em rascunho e templates de vagas terão o fluxo de aprovação apagado.

 

Como requisitar uma vaga

Para requisitar uma vaga o seu usuário precisa ter aa permissções Criar e publicar vagas ou Requisitar vagas ou Requisitar vagas a partir de template.

Na tela de Gestão de vagas:

1. Clique no botão superior direito + Criar nova vaga;
2. Você poderá criar uma vaga do zero ou a partir de um template. Preencha os campos normalmente até a seção Fluxo de aprovação;
3. Nesta seção você irá escolher dentre os fluxos cadastrados no Setup;
4. Ao escolher um fluxo, será mostrado as pessoas e os Cargos que fazem parte daquele Fluxo de aprovação.
5. Ao selecionar um fluxo que contenha cargo como nível de aprovação, você verá uma pequena caixa de seleção na frente do nome do Cargo. Nela serão carregas apenas usuários com a permissão de aprovar vagas e que estão associados a esse cargo específico.
6. Selecione as pessoas usuárias do cargo que deseja.

   7. Clique em Requisitar

   8. Clique em Sim, requisitar vaga para prosseguir. Apenas após esta confirmação o primeiro e-mail será enviado. Caso contrário clique em Cancelar.

Assim que confirmar a requisição, você será direcionado para a tela de Resumo da Vaga, onde poderá visualizar como ficou o fluxo de aprovação para essa requisição com as pessoas que você selecionou.

Será enviado um e-mail para a primeira pessoa do fluxo de aprovação, segue um modelo:

Importante: Pessoas usuárias que possuem a permissão de Criar e publicar vaga, podem seguir criando vagas ignorando a opção de requisição, basta clicar em continuar sem aprovação.

 

Como aprovar uma vaga

Para aprovar uma vaga, o seu usuário precisa ter a permissão Aprovar vagas.

Caso seja a sua vez de aprovar, você receberá um e-mail pedindo para avaliar a vaga na plataforma. Ao clicar no link do e-mail, você deverá:

1. Acessar a plataforma normalmente 
2. Ir até a tela de Gestão de vagas.
3. Para facilitar a busca, filtre por vagas com o status Em aprovação. Encontre a vaga desejada e clique na opção Avaliar vaga.
4. Se ainda não estiver na sua vez, você verá a vaga apenas no status Em aprovação e sem o botão de Avaliar vaga disponível.

   5. Você será direcionado para a tela do Resumo da vaga, valide as informações referente a essa requisição. Você pode deixar um comentário caso queira. Clique na opção Aprovar.

   6. Será aberto um pop-up para confirmar a ação. Caso não seja a última pessoa do fluxo, a próxima pessoa receberá um e-mail para fazer a sua avaliação.

   7. Ao confirmar a aprovação, caso seja a última pessoa do fluxo, a vaga irá ser alterada para o status aprovada;

Além disso, será disparado um e-mail para as seguintes pessoas informando que a vaga foi aprovada:

• Pessoa requisitante da vaga
• Pessoa gestora da vaga
• Pessoa recrutadora da vaga

 

Como reprovar uma vaga

Para reprovar uma vaga, o seu usuário precisa ter a permissão Aprovar vagas. 

Caso seja a sua vez de aprovar, você receberá um e-mail pedindo para avaliar a vaga na plataforma. Ao clicar no link do e-mail, você deverá:

1. Acessar a plataforma normalmente 
2. Ir até a tela de Gestão de vagas.
3. Para facilitar a busca, filtre por vagas com o status Em aprovação. Encontre a vaga desejada e clique na opção Avaliar vaga.

   4. Você será direcionado para a tela do Resumo da vaga, valide as informações referente a essa requisição. Você será obrigada a deixar um comentário explicitando o motivo;

   5. Clique na opção Reprovar.

   6. Será aberto um pop-up para confirmar a ação. Clique em Sim, reprovar para prosseguir ou em Cancelar para voltar a tela do resumo da vaga.

   7. Ao confirmar a reprovação, você poderá ver o motivo com a hora e data que a reprovação ocorreu. Além disso, é importante ressaltar que a vaga agora está no status Reprovada e o fluxo de requisição foi finalizado, ou seja, mesmo que haja outras pessoas que ainda não avaliaram, basta a reprovação de uma delas para reprovar toda a vaga.

Após a reprovação, um e-mail será enviado para:

• Pessoa requisitante da vaga
• Pessoa gestora da vaga
• Pessoa recrutadora da vaga
• Pessoas aprovadoras que já tinham dado parecer (aprovado anteriormente)

Posso reiniciar o fluxo de aprovação da requisição?

Para reiniciar o fluxo de aprovação de uma requisição de vaga, o seu usuário precisa ter algumas das permissões: Criar e publicar vagas ou Publicar vaga aprovada ou Editar vagas que tenho acesso ou Requisitar vagas ou Requisitar vagas a partir de template ou estar envolvido como Pessoa recrutadora da vaga.

A resposta é sim, você poderá reiniciar o fluxo de aprovação de uma requisição a qualquer momento, enquanto a vaga ainda não tenha sido publicada, após esse status o reinício não será possível.

Importante: Ao reiniciar o fluxo, as aprovações e a reprovação feitas até então, bem como os comentários salvos, serão perdidos.

1. Na tela de Resumo, clique no ícone de lápis no canto superior direito para editar a vaga ou na tela de Gestão de vagas, clique nos três pontinhos e em seguida clique em Editar;

2. Vá até a tela de Fluxo de aprovações;

3. Selecione o fluxo desejado. Pode ser o mesmo ou um novo e clique em Requisitar;
4. Siga os passos de confirmação;
5. Pronto, serão disparados novos e-mails solicitando a aprovação das pessoas do fluxo selecionado.

 

Caso tenha algum problema ou maiores dúvidas, entre em contato com o nosso time de atendimento.