O que você encontra aqui:
- Como funciona o fluxo de download de documentos
- Como fazer o download dos documentos?
- Perguntas frequentes
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Essa categoria de download permite que você baixe uma pasta .zip com todos os arquivos e informações de documentos validados de um pré-colaborador.
Como funciona o fluxo de download de documentos
Depois de selecionar os pré-colaboradores que você deseja baixar a cópia dos documentos, o sistema realiza o download de um arquivo .zip contendo todos os documentos enviados.
Quais documentos serão baixados?
Os documentos que serão baixados são definidos de acordo com:
1. Template de admissão do pré-colaborador
e caso houver, pelas:
2. Etapas customizáveis criadas pela empresa
3. Documentos dos dependentes.
Tipos de documentos/Formulários
Um documento no Gupy Admissão pode conter apenas campos de preenchimento ou apenas anexos solicitados. Dependendo da forma como ele foi criado, ao utilizar o fluxo de download de documentos você receberá um formato de arquivo diferente.
| O que é pedido | Descrição |
| Campos solicitados | O pré-colaborador preencherá apenas o formulário, sem necessidade de subir uma imagem/pdf. |
| Anexos solicitados | O pré-colaborador realizará o upload da imagem ou pdf sem necessidade de preencher nada. |
| Campos e Anexos | Nesse cenário será necessário subir uma imagem/pdf e preencher um formulário. A maioria dos documentos segue esse formato |
Formatos do Download
Os arquivos do download de documentos podem vir em 3 formatos diferentes:
| Formato | Descrição |
| .TXT | O arquivo .txt é um arquivo de texto simples. |
| O arquivo .pdf pode conter textos e imagens. | |
| .JPEG | O arquivo .jpeg contém uma imagem fotográfica |
- No caso de documentos que possuam anexos
Você vai receber a cópia (frente e verso) em .JPEG ou .PDF acompanhado de um arquivo .TXT (texto) com os dados transcritos do documento. Exemplo:
- No caso de documentos que não possuam anexos
Você vai receber apenas o arquivo .TXT (texto) com os dados imputados. Exemplo:
| O que é pedido | Descrição | O que será baixado |
| Campos solicitados | O pré-colaborador vai preencher apenas um formulário, sem necessidade de subir uma imagem/pdf | Arquivo .txt |
| Anexos solicitados | O pré-colaborador vai subir apenas uma imagem/pdf sem necessidade de preencher nada | Arquivo .jpeg ou .pdf |
| Campos e Anexos | Nesse cenário será necessário subir uma imagem/pdf e preencher um formulário. A maioria dos documentos segue esse formato | Arquivo .txt e .jpeg ou .pdf |
Conteúdo do arquivo .PDF e .JPEG
O conteúdo do arquivo .pdf e .jpeg vai ser uma cópia do documento imputado pelo pré-colaborador. Exemplo:
| Carteira de Habilitação (CNH) frente.jpeg | Carteira de Habilitação (CNH) verso.jpeg |
Conteúdo do arquivo .TXT
O conteúdo do arquivo .txt vai ser exatamente o mesmo imputado pelo pré-colaborador ao enviar um documento ou preencher um formulário. Exemplo:
| DE | PARA |
Atenção: O download de documentos sempre vai baixar os documentos VALIDADOS e os PENDENTES de validação. Por isso é importante garantir que todos os documentos estão validados antes de realizar o download.
Como é a estrutura da pasta?
Ao realizar o download, você receberá um arquivo .zip, ao descomprimir o arquivo você terá acesso a pasta com os documentos. Essa pasta possui a seguinte estrutura:
- Formato padrão
O formato padrão da pasta do download é o seguinte:
| Exemplo da estrutura | Como fica |
- Formato Alternativo [BETA]
O formato Alternativo da pasta do download é o seguinte:
| Exemplo da estrutura | Como fica |
Dica: Para ativar o formato alternativo entre em contato com seu gerente de sucesso.
- Ordem dos documentos
A ordem na pasta vai variar de acordo com a ordem dos documentos do template de admissão.
Limitação do Download
Com o objetivo de manter a performance do produto e levar uma boa experiência para nossos usuários existe um limite de 50 downloads simultâneos. Acima desse número é recomendado que se faça mais de uma operação.
Como fazer o download dos documentos?
Você pode fazer o download de um relatório de três formas:
Download de documentos de uma pessoa pré-colaboradora
Para realizar o download dos documentos de uma pessoa pré-colaboradora siga esses passos:
- Selecione a etapa desejada (com exceção das etapa "Admissão não iniciada e Convite enviado");
- Selecione a pessoa pré-colaboradora;
- Clique no botão "Exportar Dados";
- Selecione Cópia de documento(s);
- Escolha o tipo de arquivo (Arquivo em PDF ou Arquivo de Imagem);
- Clique em "Continuar";
- Confirme a exportação clicando no botão "Exportar"
- Aguarde o processamento;
- Existem duas formas de se fazer o download:
- Clicando em baixar documentos na própria plataforma;
2. Acessando o link enviado para seu e-mail.
Download de um documento específico
Para realizar o download de um documento específico siga esses passos:
- Acesse o perfil da pessoa pré-colaboradora;
- Clique na aba "Documentos";
- Escolha o documento que deseja fazer o download;
- Na coluna "Baixar" clique no (...);
- Escolha o formato;
- Baixar em formato PDF;
- Baixar em formato de Imagem;
- Clique na opção e aguarde o download iniciar.
Dica: Se o documento for apenas um formulário, ou seja, não conter uma imagem, você deseja baixar o arquivo .TXT é só seguir esse passo a passo e qualquer uma das opções (PDF ou Imagem) vai iniciar o download do arquivo .TXT
Download de documentos em massa
Para fazer o download em massa é só selecionar mais de uma pessoa pré-colaboradora no passo a passo de Download de documentos de uma pessoa pré-colaboradora.
Atenção 1: O download de documentos em massa é restrito a 50 pré-colaboradores por vez.
Atenção 2: Dependendo do número de documentos e do tamanho dos arquivos, o download pode levar algum tempo para iniciar.
Perguntas Frequentes
Meu download está demorando muito para iniciar como resolver?
Na maioria desses casos, os arquivos selecionados para download estão sendo processados pelo sistema. Como estamos lidando com imagens, que muitas vezes são pesadas, nosso sistema leva de 5 a 60 minutos para disponibilizar o arquivo para download.
Em alguns casos o tempo pode ser superior a 60 minutos e a operação é cancelada, por esse motivo é altamente recomendado que não se faça downloads de muitos pré-colaboradores de forma simultânea.
Os documentos não validados serão baixados?
Sim, o download de documentos vai baixar os documentos VALIDADOS e os PENDENTES de validação. Sempre garanta que todos os documentos estão validados antes de realizar o download.
Eu quero apenas os arquivos .txt é possível?
Não, no momento o fluxo de download de documentos não permite o download dos arquivos .txt de forma individual. Entretanto, nosso time está trabalhando para disponibilizá-los para todos os clientes em breve.
Posso escolher a ordem dos arquivos da pasta
Não, a ordem dos arquivos vai seguir a mesma ordem dos documentos do template de admissão, não sendo possível reordenar.
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