O que você encontra aqui:
- Como o serviço de validação funciona?
- Lista de documentos validados
- Configurando a plataforma para utilizar o serviço
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Como o serviço de validação funciona?
A validação de documentos nasceu para oferecer uma solução de análise de documentos dentro do Gupy Admissão para empresas que possuem alto volume admissional e precisam agilizar seu processo de forma escalável. Com a funcionalidade, incluída no plano premium do Produto Admissão, você desonera o tempo gasto pelo seu time nas contratações, reduzindo em até 70% o SLA de admissão e garantindo a escalabilidade do processo admissional, além de assegurar que a validação e tratamento dos dados sensíveis esteja respaldado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Nosso sistema de validação é um misto entre tecnologia e pessoas treinadas para este processo. Os documentos passam pela nossa Inteligência Artificial (IA) para que sejam validados de maneira automática e, ao mesmo tempo, utilizamos a validação humana para garantir que todas as informações estejam corretas e retroalimentar nossa IA para que ela fique cada vez mais eficiente no processo de validação.
Se você quiser saber mais sobre a solução, acesse esse artigo:
Lista de documentos validados
Nosso produto busca a conformidade com o escopo de documentos do e-social, sistema unificado do governo para recebimento de dados trabalhistas, fiscais e previdenciários, além de contemplar a lista de dependentes IR. Confira quais são:
*Não realizamos a validação de nenhum documento não contemplado pela lista.
Configurando a plataforma para utilizar o serviço
A validação automática de documentos acontece na etapa de envio de documentação, padrão e obrigatória no processo de Admissão. Assim que o pré-colaborador finaliza o envio de todos os documentos obrigatórios, receberemos todo o processo em nosso sistema interno de maneira automática! Você não precisará realizar nenhuma ação na plataforma e pode acompanhar o status da validação em tempo real.
Para garantir um bom uso da solução, recomendamos uma configuração inicial da plataforma, levando em conta nosso escopo de validação e mantendo o template de Admissão com a lista de documentos padrão Gupy. Assim, você pode acompanhar de maneira organizada todo o processo de validação automática e pode criar novas etapas para documentos adicionais, dando a visibilidade correta para o seu time de departamento pessoal. Confira nossas recomendações:
Template de Admissão
Para que toda a documentação da pessoa pré-colaboradora seja enviada de maneira centralizada para a validação, é necessário que você configure um template de admissão com a relação de documentos do nosso escopo de validação. Para criar um novo template, siga os passos:
- Acesse o setup da sua empresa;
- Role a página até o bloco “Admissão” e clique sobre “Templates de Admissão”;
- Selecione “criar novo template”;
- Preencha o nome do template (utilize um nome que possa ser identificado facilmente. Exemplo: Validação automática Gupy);
- Selecione a relação de documentos, levando em consideração nosso escopo de validação (cheque a lista no tópico anterior);
- Não se esqueça de marcar a obrigatoriedade para os documentos necessários para a contratação;
Depois de configurar todos os documentos, clique em “salvar”;
Dica: Se você não tem documentos adicionais criados, pode selecionar toda a lista pré-definida da Gupy.
Com o template criado, não se esqueça de selecioná-lo nas novas contratações!
Caso o seu processo de contratação conte com documentos que não fazem parte do escopo de validação da funcionalidade, acompanhe o próximo tópico para adicioná-los em uma etapa do processo.
Documentos adicionais
Pode ser que, durante o seu processo de contratação, você solicite documentos e informações adicionais personalizadas, que são importantes para os registros internos da sua empresa, como dados para inclusão nos benefícios, tamanho do uniforme, dados para envio de kits de boas vindas, entre outros. Para esses documentos, que não integram nossa lista de validação, seu time precisará realizar a checagem e aceite pela plataforma e, como uma boa prática, recomendamos a criação de uma outra etapa para o envio dos mesmos. Assim, é possível acompanhar todo o status da validação automática de maneira organizada e dar a visibilidade correta aos documentos que precisarão passar pela checagem do seu time.
Veja como criar os documentos personalizados e adicionar uma nova etapa:
Criação de um documento personalizado
Antes da configuração da etapa, é necessário realizar a criação do documento personalizado. Siga os passos:
- No setup, dentro do bloco “Admissão”, clique sobre “Documentos”;
- Selecione “criar novo”;
- Dê um nome para o documento;
- Clique em “adicionar campo” para definir o que será solicitado. Você pode configurar se é um campo obrigatório ou não, seu nome e o tipo/opções de resposta;
- Caso seja necessário adicionar o anexo, realize a configuração;
- Depois de finalizar os ajustes, clique em “salvar”;
Configuração de etapas adicionais
Agora que você já adicionou os documentos personalizados, pode seguir com a criação da etapa onde eles serão solicitados:
- No setup, dentro do bloco “Admissão”, clique sobre “Definições de etapas”;
- Clique sobre “incluir nova etapa”;
- Dê um nome para a etapa (Exemplo: Documentos/informações adicionais);
- Adicione um objetivo, explicando o que é solicitado na etapa e porque é importante;
- Na seção de “itens solicitados nesta etapa”, clique em “inserir itens” e marque os documentos necessários;
- Clique em inserir;
- Se necessário, altere a obrigatoriedade, clicando no ícone ;
- Depois de realizar a configuração, clique em “salvar”;
- Mova a etapa para a posição do funil que faça sentido no seu processo;
Importante: Caso o seu template de Admissão conte com documentos que não fazem parte do nosso escopo, mesmo após a validação automática, eles estarão com o status de pendência de validação na sua plataforma.
Sempre que necessário, você pode conferir os documentos validados de maneira automática:
e os que passaram por uma validação manual:
Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda na configuração, contate o seu gerente de sucesso ou abra uma solicitação com o nosso time de atendimento.
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