Como criar, editar e excluir templates de e-mail

O que você encontra aqui:

• O que é um template de e-mail 
• Acessar a seção de templates 
• Criando um novo template
• Criação de um template a partir do modal de e-mail
• Edição de template
• Anexo no template
• Marcadores
• Vagas vinculadas a um e-mail
• Exclusão de template

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O que é um template de e-mail 

Um template de e-mail é um modelo pré-definido de mensagem para utilizar na comunicação com as pessoas candidatas. Você pode ter diversos templates, um para cada situação e tipo de mensagem, agilizando e padronizando o contato com as pessoas envolvidas no seu processo seletivo. 

 

Acessar a seção de templates 

Para configurar os templates, você precisará ter permissão para gerenciar templates de e-mail públicos (para gerenciar os modelos que todos da sua empresa podem utilizar) ou gerenciar templates de e-mails privados (gerenciar somente os que você terá acesso) em seu perfil de acesso. Caso você não consiga realizar alguns dos passos descritos abaixo, converse com o responsável pela Gupy na sua empresa. 

Para acessar o gerenciador de templates de e-mail, é bem simples: 

• Acesse o Setup da sua empresa;
• Clique em templates de e-mail na seção de templates; 

 

 

Por aqui, você pode criar e gerenciar todos os templates de e-mail da sua empresa. 

 

Criando um novo template

Para adicionar um novo template, siga estes passos: 

• Entre na seção de templates de e-mail (descrito no tópico acima);
• Clique em novo template de e-mail; 
• Dê um nome ao template (por exemplo: feedback negativo); 
• Selecione o tipo de e-mail (em que parte do processo ele é enviado); 
• Escreva o assunto (quando o template for utilizado, é o assunto do e-mail que ficará visível para a pessoa candidata; 
• No próximo campo, adicione a mensagem do e-mail; 
• Indique se as pessoas candidatas podem responder ao e-mail (se você desativar a opção de resposta, ao tentarem responder, as pessoas candidatas receberão uma mensagem de caixa de mensagens cheia);
• Selecione se ele ficará visível para todos os colaboradores da sua empresa ou somente para você; 
• Caso você queira algum documento anexado nesse modelo de e-mail, basta clicar no botão "Anexar arquivo" para selecionar o documento a ser enviado;
• E se você quiser adicionar uma imagem ao seu e-mail, você poderá fazer isso através do botão "Inserir imagem", ou mesmo arrastar a imagem do seu computador para o e-mail, depois só dimensionar a imagem no melhor tamanho para sua comunicação;
• Com tudo configurado, clique em salvar; 

Importante: os formatos aceitos para inserir imagem são .jpg, .jpeg, .png e .gif.

Dica: Os modais de e-mail da Gupy possibilitam que o texto seja formatado com diferentes tamanhos e tipos de letras, além da possibilidade de inserção de anexo e uso de marcadores (leia mais sobre eles no último tópico deste artigo). Recomendamos que sejam utilizadas para a personalização, somente as opções apresentadas nos modais de e-mail, uma vez que, com isso, reduzimos a chance de ocorrer algum erro de formatação no envio de comunicados.

 

Criação de um template a partir do modal de e-mail

Você também pode criar templates de e-mail a partir de uma mensagem que você está enviando. Assim, você os cria enquanto já se comunica com os candidato(a)s. O processo para criação dessa forma, é simples: 

• No momento em que você estiver enviando um e-mail, verá a opção ao lado do botão de enviar; 
• Clique em salvar como template; 
• Você será direcionado para uma nova aba, para terminar de configurar o template;  
• Clique em salvar; 

 

Edição de template

É possível editar um template depois de criado! Siga os passos:

• Entre na seção de templates de e-mail;
• Busque pelo template que você quer alterar; 
• Clique sobre ele; 
• Faça as alterações desejadas; 
• Clique em salvar; 

 

 Anexos no template

Para adicionar anexos no template, você deve: 

• Clicar no botão anexar arquivo;
• Selecionar o arquivo desejado;
• Aguarde o carregamento do arquivo;
• Clique em salvar;

Os anexos podem ser inseridos e excluídos em algumas páginas onde se é possível gerir um template de e-mail, são elas:

• Criação do template no Setup;
• Edição do template no Setup;
• Modal de e-mail da plataforma na página de Gestão de Pessoas Candidatas;

Importante: Se o e-mail contém anexos e for salvo como template a partir do modal de e-mail da plataforma, os anexos também serão carregados.

 

Marcadores

Com os marcadores é possível mandar e-mails customizados para cada pessoa candidata. Por exemplo, ao escrever [Primeiro nome do candidato] em seus templates de e-mail, cada um dos envios será recebido pelo(a) candidato(a) com o nome cadastrado no momento em que ele(a) se inscreveu em sua vaga. 

Os marcadores são uma ótima forma de garantir a comunicação e o engajamento com as pessoas inscritas em suas vagas, enviando mensagens padronizadas, mas de forma customizada e humana. 

Temos diferentes marcadores disponíveis para uso:

• Primeiro nome do candidato;
• Nome completo do candidato;
• Nome da empresa;
• Nome do usuário;
• Nome da vaga;
• Link da página de publicação da vaga;
• Nome da página de Carreiras;
• Link da página de inscrição;

Exemplo Template

Exemplo de Template enviado ao candidato

 

Importante: Caso você envie um e-mail em massa utilizando os marcadores, os campos serão preenchidos automaticamente com as informações individuais de cada pessoa candidata. 

 

Vagas vinculadas a um e-mail

Caso você queira saber quais são as vagas vinculadas ao template de e-mail selecionado, basta buscar pela guia "Vagas relacionadas" após clicar no template de e-mail desejado. Nessa tela constam as seguintes informações:

• Nome da vaga;
• Etapa da vaga em que o template está; 
• Responsável pela vaga (pessoa que a criou);
• Status da vaga;
  • Se o status estiver listado como "Template" significa que a vaga em questão é um template de vaga e não uma vaga publicada
• Botões de ação:
  • Vincular novo template
  • Desvincular template 

Se ao acessar o template, você identificar que uma das vagas vinculadas estiver somente com o código da vaga e os botões de desvincular ou vincular um novo template estão inativos, isso é um sinal de falta de permissão ao seu usuário. Nesse caso, acesse o artigo específico para essas situações:

Quais permissões preciso para utilizar a listagem de vagas ao excluir um template de e-mail

 

Exclusão de template

A exclusão de um template é bem simples: 

• Entre na seção de templates de e-mail;
• Busque pelo template que você quer excluir; 
• Clique no ícone de lixeira;
• Confirme a exclusão clicando em excluir; 

Se existirem vagas vinculadas ao template de e-mail, irá aparecer um  pop-up com essa informação e você poderá revisar a lista de vagas vinculadas a esse ele para poder desvincular o template ou vincular um novo template à vaga. Quando não houverem vagas vinculadas ao template, ele poderá ser excluído normalmente.

 

 

Caso você fique com dúvidas ou tenha problemas, envie uma solicitação ao nosso time de suporte.