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Comunicações Gupy
As pessoas usuárias ativas na plataforma da Gupy podem receber diferentes mensagens por e-mail durante sua experiência com o nosso produto. De maneira geral, tais mensagens se dividem entre:
- E-mails de conteúdo e novidades sobre a Gupy, enviados por nossas áreas de Marketing e Sucesso do Cliente
- E-mails enviados pela plataforma
Os e-mails do primeiro grupo são enviados sempre que temos um novo material, treinamento, webinar ou demais novidades que acreditamos serem essenciais para auxiliar o dia a dia de nossos usuários com temas de Recursos Humanos e também dar visibilidade sobre o que vem por aí. Caso a pessoa usuária não tenha interesse em receber algum desses e-mails, basta clicar em "cancele sua subscrição aqui” e confirmar o cancelamento na aba que será aberta.
Já os e-mails enviados pela plataforma tem como principal objetivo dar maior celeridade aos processos de seleção, notificando os usuários sobre alterações relevantes ao longo do processo. Diferentes comunicados podem ser recebidos e em diferentes momentos, sendo necessário conferir aqui o detalhamento completo de todas as comunicações enviadas.
Comunicações automáticas enviadas pela plataforma
Atualmente, diferentes fluxos de comunicação são ativados pela Gupy, no intuito de darmos fluidez aos processos de recrutamento. Abaixo, estão listadas as comunicações que são encaminhadas, o principal objetivo de cada uma e também para quais tipos de pessoas usuárias:
Login e acesso
Convite de cadastro
Para quem: Usuários empresa recém cadastrado
Quando: Usuário cadastrado na plataforma
Objetivo: Possibilitar que o usuário tenha ciência do seu cadastro na Gupy e defina uma senha para acesso à plataforma.
Regras:
- Ao clicar em “Definir senha de acesso”, sua tela será direcionada para definição de uma senha.
- Se a opção “Habilitar teste de perfil para o usuário” tiver sido habilitada, ao fazer o primeiro login na plataforma, é solicitado ao usuário que faça o teste.
Reset de senha
Para quem: usuário com problemas de acesso
Quando: ao solicitar reset na tela de login
Objetivo: possibilitar que a senha de um usuário seja redefinida, de acordo com a política de senha
Regras: Ao clicar no botão “Definir senha de acesso”, sua tela será direcionada para definição de uma senha.
Primeiros passos na Gupy
Para quem: Usuários do tipo “Administrador” quando são adicionados na Gupy durante a etapa de implementação em empresas de pequeno porte
Quando: Após o primeiro login do usuário administrador
Objetivo: Dar visibilidade sobre quais são os passos necessários para publicarmos a primeira vaga na Gupy
Regra: Usuário faz primeiro login
Interações em gestão de vagas
Adicionado a uma vaga como recrutador
Para quem: usuário adicionado como recrutador em uma vaga
Quando: Usuário adicionado como recrutador na tela “Dados internos” em uma vaga publicada ou ao publicar uma vaga em que estão envolvidos
Objetivo: Notificar o usuário que ele foi marcado como recrutador em uma vaga
Regras: Ao clicar em “Acessar vaga”, sua tela será direcionada para a tela de detalhes da vaga em que seu usuário foi marcado.
Observação: Quando a vaga estiver com o status publicada/aguardando aprovação e houver um recrutador, sempre que houver alteração na página Dados Internos, esse e-mail será disparo
Foi adicionado a uma vaga como qualificador ou avaliador de candidatos
Para quem: Usuário relacionado a uma vaga
Quando: Marcado como qualificador ou aprovador na tela “definição de envolvidos” em uma vaga publicada ou ao publicar uma vaga em que estão envolvidos
Objetivo: Notificar o usuário sobre a participação no processo
Regras:
- Enviado somente em vagas publicadas ou no momento de publicação (não é enviado caso a vaga esteja com outro status)
- Ao clicar em “ver candidatos”, sua tela será direcionada para a tela de gestão de candidatos da vaga em que seu usuário foi marcado.
Workflow de aprovação - solicitar aprovação
Para quem: usuário envolvido no workflow de aprovação como aprovador
Quando: é o usuário é marcado como aprovador na publicação de uma nova vaga que possui workflow de aprovação associado
Objetivo: notificar os aprovadores, de modo a dar celeridade ao processo
Regras:
- O e-mail é enviado para a pessoa recrutadora de acordo com a ordem em que o Workflow foi cadastrado
- Se for selecionado para enviar em ordem, vai para a próxima pessoa do fluxo
- Se for simultâneo, todos os usuários marcados no fluxo recebem o e-mail ao mesmo tempo
- Ao clicar em “Acessar vaga”, sua tela será direcionada para a tela de detalhes da vaga em que seu usuário foi marcado.
Workflow de aprovação - vaga aprovada/reprovada
Para quem: Requisitante, recrutador e gestor da vaga
Quando: assim que os aprovadores da vaga aprovam ou reprovam uma solicitação
Objetivo: dar visibilidade para o solicitante sobre o status do workflow para que o processo possa ser continuado (aprovação) ou interrompido/ajustado (reprovação)
Regras: Ao clicar em “Acessar vaga”, sua tela será direcionada para a tela de detalhes da vaga que foi aprovada/reprovada.
Interações em gestão de candidatos
Aviso sobre menção
Para quem: Usuário que foi mencionado
Quando: após ser mencionado (utilização de @ nos comentários de timeline do candidato)
Objetivo: possibilitar que diferentes envolvidos em uma vaga troquem percepções e avaliações ao longo de um processo seletivo
Regras: Ao clicar em “Ver anotação”, sua tela será direcionada para a timeline do candidato na vaga em que foi mencionado.
Adicionado em um agendamento de entrevista
Para quem: usuários adicionados como participantes em um agendamento de entrevista
Quando: assim que o agendamento de entrevista é criado
Objetivo: Notificar o usuário sobre participação em entrevista ou outro checkpoint com candidatos
Regras:
- Quando você clicar em “Ver na Gupy”, sua tela será direcionada para a linha do tempo da pessoa candidata
- Nesse e-mail é enviado o convite para ser adicionado na agenda
Lembrete de feedback após entrevista
Para quem: usuários envolvidos no agendamento de uma entrevista
Quando: após a execução da entrevista (segundo agendamento realizado na Gupy)
Objetivo: lembrar os usuários sobre a importância de registrar a avaliação na timeline das pessoas candidatas para que possamos ter eficiência e fluidez no processo
Regra: Ao clicar em “escrever avaliação”, sua tela será direcionada para a linha do tempo da pessoa candidata
Recomendação de candidates para uma vaga
Para quem: envolvidos na vaga (criador, gestor, recrutador e aprovador)
Quando: vaga é publicada e empresa está testando o modelo de recomendação de candidates da Gupy a partir de emails
Objetivo: apresentar quais são as pessoas candidatas que podem ter perfil para serem convidados a participarem do processo de seleção
Regra: Exibe os 10 candidatos, presentes no banco de talentos da empresa, com maior similaridade a vaga
Troca de e-mails entre empresas e candidatos
Para quem: usuários que enviam email para candidatos com a configuração de permitir resposta ativa
Quando: candidatos retornam o email recebido
Objetivo: Facilitar e centralizar a comunicação entre empresas e candidatos, possibilitando que eventuais comunicações e agendamentos sejam respondidos diretamente da caixa de email do candidato e recebido pelo usuário que realizou o envio da comunicação
Regras:
- Candidato responde um e-mail enviado
- Ao clicar no botão “Resonder por aqui”, será aberta uma tela de envio de e-mails no seu próprio provedor
- Ao clicar em “Ver na Gupy”, sua tela será direcionada para a linha do tempo de mensagens da pessoa candidata na vaga
Cópia oculta em e-mails para candidates
Para quem: todos os usuários que forem adicionados em cópias ocultas de emails enviados para candidates
Quando: disparo de emails para candidatos
Objetivo: cabe a própria empresa definir quando faz sentido envolver outros usuários em mensagens com candidatos
Regras:
- Quando usuário marcado como cópia oculta em algum e-mail, recebe uma cópia do conteúdo que foi enviado para a pessoa candidata
Outros fluxos de e-mail
Aprovar indicação
Para quem: qualquer funcionário da organização que for indicado pelo candidato como um possível responsável pela indicação
Quando: no momento de aplicação de candidatos
Objetivo: validar a indicação solicitada
Regras:
- Candidato informa o e-mail do usuário cadastrado na Gupy no momento da candidatura
- Ao clicar em “Validar indicação”, sua tela será direcionada para a tela de validação de indicação dessa pessoa candidata
Convite para teste de perfil
Para quem: usuários que são convidados a realizarem o teste de perfil da Gupy
Quando: sempre que um usuário for selecionado e acionada a opção “convidar para teste de perfil” no setup de usuários
Objetivo: Garantir que os usuários saibam que possuem um teste pendente e/ou foram convidados
Regras:
- Usuário ter habilitada a opção “Habilitar teste de perfil para o usuário” no perfil de usuário no setup
- Usuário empresa ainda não ter concluído o teste de perfil
- Ao clicar em “Validar indicação”, sua tela será direcionada para a tela do teste de perfil
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Atenção! Para garantir o recebimento dos e-mails enviados pela Gupy de forma correta, tenha certeza de que os domínios abaixo estão liberados (não bloqueados) pelo time de TI da sua empresa:
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Caso você fique com dúvidas, envie uma solicitação ao nosso time de suporte.
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