O que você encontra aqui:
- O que é um workflow de aprovação
- Tipos de workflows
- Como criar
- Como editar
- Como substituir pessoas no Workflow de Aprovação
- Quais usuários podem fazer parte de um workflow de aprovação?
- É possível associar workflows a um template de vaga?
- Que tal conhecer mais sobre o Fluxo de Aprovações Simplificado?
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O que é um workflow de aprovação
O workflow de aprovação é uma funcionalidade da plataforma que facilita o gerenciamento das vagas que serão publicadas pela sua empresa. Com ele, você pode definir aprovadores para analisar as vagas requeridas pelos colaboradores da sua empresa, garantindo um controle maior das vagas e processos seletivos abertos.
Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas nos planos Premium e Enterprise, se você quiser mais informações, converse com a sua/seu gerente de sucesso.
Tipos de workflows
O workflow pode ser configurados de duas formas:
- Uma vez que esse tipo de workflow for selecionado, todos os aprovadores recebem ao mesmo tempo, um e-mail para analisar a vaga requerida e devem analisá-la;
- Se qualquer um dos colaboradores envolvidos reprovar a vaga, ela passa a ter o status de reprovada;
- A vaga muda para o status de aprovada quando todos os usuários envolvidos aprovarem a vaga.
2. Enviar a solicitação seguindo a ordem de aprovadores:
- Uma vez que esse tipo de workflow for selecionado na requisição de vaga, apenas o primeiro aprovador irá receber o e-mail para analisar a vaga;
- Se ele reprovar, a vaga automaticamente passa ter o status de reprovada;
- Se ele aprovar, o aprovador seguinte recebe o e-mail para fazer a mesma ação (aprovar ou reprovar);
- Quando o último dos aprovadores aprovar, a vaga passa ter o status de aprovada.
Como criar
Para configurar os workflows, você precisará ter permissão para gerenciar workflows de aprovação em seu perfil de acesso. Caso você não consiga realizar alguns dos passos descritos abaixo, converse com o responsável pela Gupy na sua empresa.
Com as permissões corretas, podemos seguir com a configuração:
- Acesse o setup da sua empresa;
- Entre em workflows de aprovação na seção de templates;
- Clique em adicionar workflow;
- Insira um nome para o workflow;
- Selecione a sequência desejada (Que a solicitação seja enviada para todos os aprovadores ou siga a ordem hierárquica);
- Busque pelo nome dos aprovadores e os adicione (eles precisam estar cadastrados na plataforma);
Como editar
O processo para alteração de um workflow existente é bem parecido com o de criação. Siga os passos:
- Acesse o setup da sua empresa;
- Entre em workflows de aprovação na seção de templates;
- Clique sobre o workflow que você quer editar (você pode buscar um workflow pelo nome);
- Faça as alterações necessárias e clique em atualizar;
Importante: Para excluir um workflow existente, é só clicar no ícone de lixeira abaixo do nome:
Como substituir pessoas no Workflow de Aprovação
Com essa nova funcionalidade, é possível substituir no Workflow de Aprovação de uma ou mais vagas aquelas pessoas colaboradoras que, por exemplo, entraram de férias, em licença maternidade ou paternidade, entre outros motivos para uma substituição.
Dessa forma, você poderá fazer a troca de pessoas usuárias e as aprovações daquelas vagas paradas no status de “Em Aprovação” não ficarão mais comprometidas.
Importante: Para que você faça a substituição, é necessário ter o permissão “Gerenciar workflows de aprovação” em seu perfil de acesso.
Quais usuários podem fazer parte de um workflow de aprovação?
Para a configuração de um workflow de aprovação, é necessário se atentar às configurações do perfil de acesso.
- Para conseguir aprovar vagas, além de ser selecionado na configuração do workflow, ele precisa ter a permissão de aprovar vagas (ele só poderá aprovar as vagas em que for selecionado como aprovador).
- Para conseguir publicar uma vaga aprovada, o colaborador precisa ter permissão para publicar vaga aprovada. Mesmo que ele tenha sido um aprovador, se ele não tiver essa permissão, não conseguirá publicar.
- Colaboradores com permissão para criar e publicar vagas, não visualizam e não conseguem selecionar um workflow de aprovação de vagas. Isso acontece porque a plataforma entende que aquele colaborador pode publicar vagas sem que elas precisem ser validadas e por isso ele não precisa utilizá-lo.
É possível associar workflows a um template de vaga?
Sim, no momento de criação de um template de vaga, você já pode deixar o workflow configurado. Assim, quando o template for utilizado, o fluxo de aprovação da vaga já estará ativo.
Se você quiser ler mais sobre como utilizar o workflow de aprovação ou como aprovar ou reprovar uma vaga, acesse esses artigos:
Que tal conhecer mais sobre o Fluxo de Aprovações Simplificado?
O fluxo de aprovação simplificado permite que seja escolhida uma pessoa usuária da sua empresa para que ela aprove a requisição da vaga antes que ela seja publicada.
Caso deseje mais informações sobre o Fluxo Simplificado, acesso os artigos abaixo:
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