Configurando um perfil de acesso: Permissões necessárias para gerenciar vagas

O que você encontra aqui: 

• Por que definir permissões?
• Configurações para gerenciar vagas 
• Permissões para visualizar e avaliar pessoas candidatas
• Permissão para visualizar o campo Salário

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Por que definir permissões?

As permissões garantem que os colaboradores da sua empresa utilizem a plataforma de maneira otimizada. Com essa funcionalidade, é possível configurar e personalizar perfis de acesso, definindo permissões diferentes para cada tipo de função exercida pelos usuários que utilizam nosso sistema, liberando ou bloqueando certas ferramentas. 

Toda vez que você adicionar um novo colaborador, é preciso configurar corretamente o perfil de acesso para garantir que ele consiga acessar as ferramentas necessárias.

Neste artigo, veremos como configurar corretamente um perfil de acesso voltado às pessoas recrutadoras e gestoras da sua empresa, garantindo que elas tenham os acessos corretos para visualizar as vagas e gerenciar as aplicações das pessoas candidatas. 

Se você quiser ler mais sobre o que é um perfil de acesso e como configurá-lo, acesse esses artigos: 

• O que é um perfil de acesso
• Como configurar um perfil de acesso

Importante: Sempre que a mensagem de erro 403 aparecer na tela, significa que o usuário não tem permissão em seu perfil de acesso para realizar aquela ação.  

 

 

Configurações para gerenciar vagas

Há formas diferentes de configurar um perfil de acesso para gerenciar vagas e vamos passar por algumas delas, inclusive, vendo permissões que podem conflitar. Busque pela forma como você quer configurar: 

• Quero configurar um perfil que tenha acesso à todas as vagas da minha empresa e permissão total para criar e gerenciar novas vagas;
• Quero configurar um perfil que consiga criar vagas, mas que só possa visualizar e editar vagas em que esteja envolvido;
• Quero configurar um perfil que consiga apenas requisitar vagas para aprovação e que não possa editá-las;
• Quero configurar um perfil que aprove vagas enviadas para requisição e possa editá-las;
• Quero configurar um perfil que só visualize as vagas da própria estrutura organizacional e possa requisitar novas vagas 
• Quero configurar um perfil que possa criar vagas e editar vagas, mas que não tenha permissão para encerrá-las ou congelá-las

Depois de fazer alterações em um perfil de acesso ou criar um novo, clique em salvar no fim da página: 

 

Importante: Essas configurações definem apenas o gerenciamento das vagas, veja o próximo tópico para entender como configurar a visualização e gerenciamento de inscritos na vaga. 

 

• Quero configurar um perfil que tenha acesso à todas as vagas da minha empresa e permissão total para criar e gerenciar novas vagas

Neste caso, os colaboradores com esse perfil terão permissão total para visualizar todas as vagas disponíveis na sua empresa e poderá criar uma nova, além de poder editar todas as vagas criadas por outros colaboradores. Para esta configuração, defina as seguintes permissões: 

 

Visualizar todas as vagas da empresa

Criar e publicar vagas

Editar vagas a que tenho acesso

Excluir vagas que tenho acesso

Congelar e encerrar vagas a que tenho acesso

Republicar vagas a que tenho acesso

Cancelar vagas a que tenho acesso

Editar salário

Visualizar salário de vagas a que tenho acesso

*Se você tem um workflow de aprovação habilitado, é importante se atentar que colaboradores com a permissão de criar e publicar vagas não conseguirão utilizá-lo. Isso porque, como eles podem criar vagas diretamente, as funcionalidades da ferramenta de workflow ficam desabilitadas para visualização. 

• Quero configurar um perfil que consiga criar vagas, mas que só possa visualizar e editar vagas em que esteja envolvido

Se você quiser configurar um perfil de acesso que tenha a permissão de criar e publicar vagas, mas que só possa visualizar e gerenciar as vagas em que esteja envolvido, defina as seguintes permissões:

 

Criar e publicar vagas

Editar vagas a que tenho acesso

Excluir vagas a que tenho acesso

Congelar e encerrar vagas a que tenho acesso

Cancelar vagas a que tenho acesso

Editar salário

Visualizar salário de vagas a que tenho acesso

*Com essas permissões, o colaborador só conseguirá visualizar e ter acesso às vagas que criou ou que está envolvido como aprovador/qualificador. 

• Quero configurar um perfil que consiga apenas requisitar vagas para aprovação e que não possa editá-las

Se você utiliza um workflow de aprovação, pode fazer sentido configurar um perfil de acesso que não possa criar vagas diretamente, mas que possa requisitá-las, aguardando a aprovação dos envolvidos no seu workflow. Para isso, defina as seguintes permissões: 

Requisitar vagas

Requisitar vagas a partir de Templates

*Com essas permissões, o colaborador só conseguirá visualizar e ter acesso às vagas que requisitou ou que está envolvido como aprovador/qualificador. 

• Quero configurar um perfil que aprove vagas enviadas para requisição e possa editá-las

Para workflows de aprovação já configurados, é possível definir permissões para os envolvidos no fluxo de aprovação de vagas requisitadas por outros colaboradores. Para isso, defina estas permissões: 

Visualizar todas as vagas da empresa

Publicar vaga aprovada

Aprovar vagas

Editar vagas a que tenho acesso

Excluir vagas a que tenho acesso

 

• Quero configurar um perfil que só visualize as vagas da própria estrutura organizacional e possa requisitar novas vagas

Se a sua empresa utiliza estruturas organizacionais, você pode configurar a partir do perfil de acesso que os colaboradores visualizem as vagas apenas de sua própria estrutura. Alinhada com um workflow de aprovação, você pode também definir que os colaboradores requisitem vagas para aprovação, veja as permissões necessárias nesse caso: 

 

Visualizar todas as vagas da minha estrutura organizacional

Requisitar vagas

Requisitar vagas a partir de templates

*Com essas permissões, o colaborador só conseguirá visualizar e ter acesso às vagas de sua própria estrutura organizacional ou que está envolvido como aprovador/qualificador. 

 

• Quero configurar um perfil que possa visualizar todas as vagas da minha empresa e criar novas, mas que não tenha permissão para editar ou encerrar vagas

Você também pode definir permissões mais específicas, garantindo, por exemplo, que os colaboradores possam visualizar todas as vagas da sua empresa, mas que não possam atuar editando ou encerrando vagas. Veja as permissões necessárias neste caso: 

Visualizar todas as vagas da empresa

Criar e publicar vagas

 

Reunimos aqui algumas configurações que podem ser úteis para ajustas os perfis de acesso dos gestores e recrutadores dos seus processos seletivos. No entanto, há muitas outras opções possíveis, que podem ser configuradas e personalizadas da maneira que fizer mais sentido para a sua empresa.

Importante: Para configurar um perfil de acesso, é preciso que você tenha a permissão de gerenciar perfil de usuário em seu próprio. Caso o tópico perfis de acesso não apareça para você na seção "acesso à plataforma" dentro do Setup, converse com o responsável pela Gupy na sua empresa para alterar suas permissões. 

 

Permissões para visualizar e avaliar pessoas candidatas

Além das configurações de gerenciamento de vagas, é preciso que você defina as permissões do bloco gestão de candidato(a)s dentro do perfil de acesso, garantindo que os gestores e recrutadores que participam da avaliação e seleção das pessoas candidatas consigam visualizar os perfis e tomar ações. 

Neste bloco, há 4 tipos de permissões. Elas determinam se os usuários poderão gerenciar e/ou visualizar as aplicações das pessoas candidatas. O que cada uma delas determina é: 

 

Permissão	O que ela define	O que o colaborador não conseguirá fazer se ela estiver desativada
Visualizar candidatos de vagas que tenho acesso	Colaborador poderá visualizar todas as pessoas candidatas inscritas nas vagas que ele têm acesso, incluindo as informações do perfil	Não conseguirá visualizar a lista geral das pessoas candidatas inscritas nas vagas, somente se for marcado através de menção na timeline de alguma pessoa candidata, aí conseguirá visualizar somente aquele perfil.
Gerenciar aplicação do candidato	Colaborador poderá gerenciar todo o processo de avaliação e seleção das pessoas candidatas. Tomando ações como movimentação entre etapas, envio de e-mails, atribuição a outras vagas, aprovação e reprovação	Não conseguirá tomar nenhuma ação no processo seletivo. Se a permissão anterior estiver ativa e essa não, o colaborador conseguirá visualizar as inscrições das vagas que têm acesso, mas não conseguirá tomar nenhuma ação
Visualizar anotações ocultadas na timeline do candidato	Colaborador conseguirá ver todos os comentários feitos de maneira oculta na timeline da pessoa candidata	Colaborador só conseguirá visualizar os comentários da timeline feitos de maneira pública
Inserir candidatos	Colaborador conseguirá inserir pessoas candidatas manualmente à vaga	Não conseguirá adicionar pessoas candidatas manualmente às vagas

*Sempre que um usuário tentar tomar uma ação que não está habilitada em seu perfil de acesso, verá o erro 403 - sem permissão. 

 

É importante se atentar para as permissões necessárias para cada tipo de perfil de acesso da sua empresa, configurando da melhor forma possível. Veja alguns exemplos práticos da combinação destas permissões: 

• Quero que o colaborador consiga visualizar todos os inscritos de uma vaga, mas que não possa tomar ações dentro do processo seletivo

Essa permissão pode ser útil para garantir que somente colaboradores estratégicos possam tomar ações dentro do processo seletivo, mas que todos possam visualizar as candidaturas. Neste caso, defina somente a seguinte permissão: 

Visualizar candidatos de vagas que tenho acesso

• Quero que o colaborador não consiga ver todas as pessoas candidatas das vagas, somente visualizando e avaliando perfis pontuais 

Essa configuração pode ajudar que a sua empresa tenha controle sobre quem pode visualizar os dados das pessoas candidatas, garantindo que o colaborador veja e avalie somente alguns perfis específicos. Neste caso, além da permissão, é importante que o colaborador seja marcado na timeline dos perfis que ele deve ter acesso, só assim ele conseguirá visualizá-los e avaliá-los. Se ele tentar ir para outro perfil inscrito na vaga, verá o erro 403. Neste caso, a única permissão configurada deve ser essa: 

Gerenciar aplicação do candidato

*Com essa permissão, o colaborador só conseguirá visualizar perfis de pessoas candidatas em que ele foi marcado na timeline, podendo tomar ações como enviar e-mail, curtir, adicionar comentários, mover entre etapas e reprovar. 

 

Permissão para visualizar o campo Salário

Recentemente criamos uma permissão voltada apenas para a visualização do campo Salário, isso significa que as pessoas usuárias que estiverem envolvidas em vagas de qualquer forma: criador(a), recrutador(a), gestor(a), aprovador(a) e qualificador(a), mas que não tiverem a permissão de "Visualizar salário de vagas a que tenham acesso" passam a ver este campo bloqueado em todas as telas da vaga e gestão de candidatos que possuem a informação de salário.

 

Além das combinações dadas de exemplo, você pode definir as configurações de maneira personalizada, garantindo os acessos corretos para todos os colaboradores da sua empresa que utilizam nossa plataforma. Se você ficar com alguma dúvida ou precisar de ajuda, contate o nosso time de suporte através do e-mail suporte-empresa@gupy.com.br.