O que você encontra aqui:
- O que é a LGPD
- A Gupy e a LGPD
- Quais são seus direitos e como exercê-los?
- LGPD e as Perguntas Adicionais no Cadastro de Pessoas Candidatas
- A LGPD e o pedido de documentos de admissão
- Perguntas Frequentes (FAQ)
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O que é a LGPD
É a lei brasileira que estabelece as regras que precisam ser seguidas por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado no âmbito de suas atividades com finalidade econômica, para coletar e utilizar dados pessoais.
O tratamento de dados consiste na coleta, armazenamento, uso, transferência, classificação, eliminação ou qualquer outra manipulação de dados.
A LGPD é aplicável tanto no ambiente online, quanto em meios físicos.
Esta lei define diversos princípios que precisam ser observados nas atividades de tratamento de dados pessoais, entre eles finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e prestação de contas.
Além disso, é necessário que seja atribuído um dos fundamentos legais que autorizam e justificam o tratamento dos dados, tais como o consentimento, execução de contrato, cumprimento de obrigações legais, legítimo interesse, entre outros.
A lei está vigente desde setembro de 2020 e as sanções administrativas começaram a ser aplicadas em agosto de 2021.
Para consultar na íntegra, acesse https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709compilado.htm
A Gupy e a LGPD
Quem é a Gupy no tratamento de dados?
Considerando as definições de agentes de tratamento trazidas pela LGPD, o Controlador é aquele que toma as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais e o Operador é aquele que irá seguir as determinações do Controlador.
Informamos que a depender das atividades de tratamento realizadas em nosso ecossistema de produtos, a Gupy poderá atuar tanto como Controladora, como Operadora. Vejamos abaixo como que a Gupy se enquadra:
Produto “Recrutamento e Seleção’
A Gupy figura majoritariamente como Controladora quanto ao tratamento de dados de pessoas candidatas, assim como nossos clientes. Isso significa que na maioria destas atividades a Gupy toma decisões para finalidades próprias, tais como disponibilização da plataforma e serviços para pessoas candidatas, entre outras descritas em nosso Aviso de Privacidade para pessoas candidatas.
Isso significa que tanto a Gupy, quanto nossos clientes atuam como Controladores, porém de forma independente e para finalidades distintas.
A Gupy, para fornecimento e manutenção de seus serviços para as pessoas candidatas e seus clientes, para a realização de seus processos seletivos e gestão de bancos de talentos. Todas as decisões relacionadas à seleção, andamento do processo seletivo, critérios de contração, aprovação e reprovação são tomadas integralmente pela empresa contratante, sem ingerência da Gupy.
Produtos “Admissão”, “Educação Corporativa” e “Clima e Engajamento”
A Gupy atua como Operadora nas plataformas de Admissão, Educação Corporativa e Clima e Engajamento, seguindo as instruções da empresa recrutadora - a Controladora.
Quais dados são coletados pela Gupy?
Os dados coletados pela Gupy irão variar de acordo com o produto em questão, sendo que, em todas as plataformas, serão coletados apenas os dados estritamente necessários para o atendimento das respectivas finalidades.
No nosso Portal de Privacidade, você tem acesso aos nossos Avisos de Privacidade de cada um dos nossos produtos, nos quais informamos todos os dados coletados de acordo com o produto. Caso tenha dúvidas sobre como os seus dados são utilizados, fale conosco através do Portal do Titular!.
Quais são seus direitos e como exercê-los?
De acordo com a LGPD, o Titular de Dados possui os seguintes direitos: confirmação, acesso, correção, eliminação de dados desnecessários ou excessivos, portabilidade, eliminação dos dados tratados com base no consentimento, informação sobre o compartilhamento, revogação do consentimento, oposição e revisão das decisões automatizadas e definições de perfil.
Na Gupy, os Titulares podem exercer seus direitos por meio de solicitação no nosso Portal do Titular, onde solicitamos algumas informações para confirmação de identidade para garantia da sua segurança e, após verificação, nosso time de privacidade tratará as solicitações de forma individual.
LGPD e as Perguntas Adicionais no Cadastro de Pessoas Candidatas
Como dito anteriormente, a LGPD estabelece regras e princípios que precisam ser seguidos pelas empresas para que os dados sejam coletados e tratados, especialmente quando se tratar de dados sensíveis.
A coleta de dados deve se limitar ao mínimo necessário para a realização das finalidades do Controlador, sendo que devem ser coletados apenas dados pertinentes, proporcionais e não excessivos. Além disso, a finalidade da coleta precisa ser específica e compatível com os objetivos definidos que foram informados ao Titular.
Para realização do processo seletivo no produto de Recrutamento e Seleção, via de regra, não devem ser coletados dados sensíveis, potencialmente discriminatórios, ou ainda desproporcionais para realização da seleção de candidatos através da inclusão de perguntas adicionais no cadastro ou qualquer outro meio.
Para evitar a coleta irregular de dados sensíveis e visando atender a necessidade de nossos clientes de realizar ações afirmativas para contratação de pessoas pertencentes a recortes de diversidade, a Gupy desenvolveu o módulo de diversidade, que fornece ao Titular a opção de consentimento para fornecer ou não estes dados à empresa.
A adesão do módulo é gratuita, mas a empresa precisa passar por um treinamento específico para o tratamento de dados sensíveis para utilizá-lo. Nesse caso, a coleta de dados sensíveis como raça/cor, orientação sexual e gênero, acontecerá de forma opcional e tais dados não serão lidos pela Gaia, para não interferir na candidatura. Ainda, caso o candidato informe que é uma Pessoa com Deficiência, poderá compartilhar laudo médico e CID, também mediante consentimento.
Portanto, a coleta de informações de diversidade não deverá ser realizada através de perguntas adicionais. Recomendamos que sejam coletados apenas os dados realmente necessários para que a empresa conduza a seleção de candidatos, de maneira que, não seja antecipada a coleta de informações destinadas à admissão, no momento do processo seletivo.
Sendo necessária a inclusão de perguntas customizadas, a empresa deve indicar à pessoa candidata qual a finalidade da coleta dos dados, garantindo que seu uso não terá caráter discriminatório.
São consideradas discriminatórias perguntas como: existência de filhos, estado civil, condições de saúde, se é fumante, se consome bebida alcoólica, religião, gravidez, etc.
A LGPD e o pedido de documentos de admissão
No caso do produto de Admissão da Gupy, haverá a solicitação de dados e documentos da pessoa que está em processo de contratação para formalização do processo admissional. A justificativa legal para solicitar esses dados e documentos é a contratação do colaborador e o cumprimento de obrigações legais da empresa. Portanto, essa solicitação não deve ocorrer em etapas anteriores à contratação no Gupy Recrutamento e Seleção, a fim de evitar coleta indevida, excessiva e injustificada destes dados.
A recomendação é que todo esse processo seja realizado via Gupy Admissão, nosso software de admissão que já está adaptado à LGPD e trata de toda a gestão de documentação e contratos.
PERGUNTAS FREQUENTES (FAQ)
Qual é o fundamento legal do tratamento dos dados?
Os fundamentos legais que justificam a coleta de dados nos produtos da Gupy podem ser verificados nos nossos Avisos de Privacidade, disponíveis no Portal de Privacidade.
De maneira geral, no produto Gupy Recrutamento e Seleção fundamentamos a coleta no legítimo interesse Gupy para a criação de contas de pessoas candidatas para utilização dos nossos serviços a fim de participarem de processos seletivos, assim como dos bancos de talentos, além de enviar comunicações pertinentes à plataforma. Já para tratar dados sensíveis como informação de PCD ou dados de diversidade, utilizamos o consentimento como fundamento legal, o qual pode ser retirado a qualquer momento diretamente na plataforma.
Também podemos fundamentar o tratamento de dados no cumprimento de obrigações legais e regulatórias e no exercício regular de direitos, a depender do caso e dos dados em questão.
Para informações mais específicas, verifique o Aviso de Privacidade do produto de seu interesse.
Por quanto tempo posso manter os dados de candidaturas?
Enquanto Controladora, a Gupy mantém os dados de candidatos inscritos na Plataforma de Recrutamento e Seleção pelo tempo que os usuários da plataforma (candidatos) estiverem ativos na plataforma ou quando houver solicitação expressa de exclusão. Caso o titular permaneça inativo por prazo superior a um ano, a Gupy questiona o interesse do candidato em manter sua conta na plataforma. Ademais, os dados também poderão ser excluídos mediante solicitação expressa do Titular.
Com relação aos demais dados (informações sobre processos seletivos, dados de usuários da empresa, etc), os dados serão excluídos após a rescisão contratual, desde que não exista obrigação ou fundamento legal que justifique a sua manutenção.
Quando estivermos atuando como Operadores, a Gupy manterá os dados de acordo com o prazo de retenção definido pela empresa contratante, no contrato da respectiva plataforma, bem como, com aqueles definidos por lei.
Que informações a Gaia utiliza para ordenar o ranking de afinidade no processo seletivo?
Na Plataforma de Recrutamento e Seleção, a Gaia analisa 150 características dentro das candidaturas realizadas no Gupy Recrutamento e Seleção. Essas características são propriedade intelectual da Gupy e protegidas como tal.
A LGPD não exige a divulgação das regras de processamento, e sim o tipo de informação que é utilizada. Tais informações são exclusivamente de pessoas candidatas, preenchidas no envio do currículo e ao longo do processo, usadas com base em seu interesse e expectativa de participar do processo seletivo. As informações processadas são: resultados de testes objetivos, resultado de teste de perfil, todas as informações do currículo acerca de experiências de trabalho anteriores, formação, habilidades e certificações, idiomas, distância da empresa e local de moradia, confirmação de indicação ou se é uma candidatura interna (já pertence ao quadro da empresa em outra posição). Não são tratados dados pessoais identificadores diretos, tais como nome, CPF, data de nascimento ou e-mail e nem dados sensíveis (PCD e dados de diversidade). Além disso, ressaltamos que a Gupy não realiza a eliminação ou aprovação de candidatos.
Ao abrir uma posição de trabalho, a empresa recrutadora define os requisitos e qualificações exigidas para seus candidatos, especificando os critérios de seleção da sua empresa. À medida que candidatos se aplicam à vaga, a Gaia (IA da Gupy) os ordena de acordo com sua afinidade com os requisitos da vaga. Afinidade para o nosso software é a semelhança matemática entre a descrição da vaga, o currículo e as respostas do candidato e o seu fit cultural com a empresa. Tudo isso conforme os critérios de seleção escolhidos pela empresa recrutadora. Portanto, não existem critérios de seleção próprios criados pela Gupy, são sempre aqueles que a empresa define.
No mais, contamos com processo de revisão de decisões automatizadas, para garantia dos direitos dos titulares.
A Gupy contrata operadores para tratarem os dados?
Sim, a Gupy, na qualidade de controladora dos dados, assume a responsabilidade pelos operadores que contrata apenas para execução de atividades meio - e não atividades fim - para que a Gupy consiga realizar a própria prestação dos serviços. Tais operadores estão ligados ao armazenamento dos dados, suporte na plataforma, testes, e envio de e-mails, por exemplo. Nos nossos Avisos de Privacidade, você possui acesso a lista de suboperadores e qual atividade realizam em nome da Gupy.
Além disso, a Gupy disponibiliza API pública, o que permite que nossos clientes façam a integração com seus sistemas internos. Em caso de integração, o cliente é responsável pelo compartilhamento de dados com o terceiro, assim como, pela observância da lei pelo terceiro.
Empresas de um mesmo grupo, com plataformas Gupy diferentes, podem compartilhar dados de candidaturas?
Via de regra, pela LGPD, não é permitido. No momento da realização do cadastro em uma vaga, a pessoa candidata autoriza o compartilhamento apenas com a empresa recrutadora da vaga em questão. No entanto, para que a empresa realize o compartilhamento de dados de pessoas candidatas para fins de processo seletivo entre plataformas de empresas do mesmo Grupo Empresarial, deverá dar transparência às pessoas candidatas sobre o compartilhamento, a fim de garantir o direito de informação sobre o compartilhamento dos dados previsto na LGPD. Informamos que, ao decidir compartilhar os dados dos candidatos com empresas do Grupo, o cliente assume a responsabilidade pela conformidade dessa atividade, na qualidade de Controlador, devendo observar todos os requisitos da LGPD.
Caso o compartilhamento não tenha como finalidades a realização de processo seletivo através da plataforma de Recrutamento e Seleção, os dados não deverão ser compartilhados.Para conhecer melhor a política de privacidade na utilização da plataforma, para pessoas candidatas, clique aqui.
Onde os dados ficam armazenados?
Plataforma de Recrutamento e Seleção e Plataforma de Admissão
Os dados ficam armazenados na Amazon Web Services, na Virgínia (EUA). A Amazon mantém medidas de segurança técnica e organizacional em estrutura e certificações de garantia de segurança reconhecidas mundialmente, incluindo ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, PCI DSS Level 1 e SOC 1, 2 e 3.
Plataforma de Educação Corporativa
Os dados tratados na plataforma de Educação Corporativa ficam armazenados na Google Cloud Platform - GCP, cujo servidor está localizado no estado de Iowa, nos Estados Unidos). A Google possui medidas de segurança técnica e organizacional em estrutura e certificações de garantia de segurança reconhecidas mundialmente, incluindo ISO/IEC 27001/27017/27018/27701, SOC 1/2/3, PCI DSS, e certificações FedRAMP, alinhamento HIPAA, GDPR, CCPA, entre outras.
A Gupy possui Encarregado de Dados?
Sim. Nossa encarregada é a Renata Benjamin (privacidade@gupy.com.br) e está disponível para auxiliar os candidatos e Vocês, clientes, com relação a dúvidas relacionadas à aplicação da LGPD na Gupy.
Caso deseje exercer algum direito, você também deve enviar uma solicitação através do Portal do Titular.
Material complementar
Política de Privacidade para empresas
Política de Privacidade para pessoas candidatas
Termos de Uso
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